La digitalisation a profondément changé la façon dont les entreprises interagissent avec leurs clients. Dans ce contexte, la dématérialisation des standards fixes a permis de s’adapter aux nouvelles pratiques des entreprises. De manière générale, le softphone a transformé l’ordinateur en standard téléphonique, ce qui a remplacé le traditionnel standard fixe. Cela permet notamment de s’adapter aux besoins actuels, puisque les collaborateurs et les clients sont nombreux à être en situation de mobilité. En effet, la limitation d’un poste fixe sur un bureau serait rédhibitoire dans de nombreuses situations. Il est donc nécessaire d’avoir une solution de téléphonie adaptée, notamment le softphone.
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Les spécificités du softphone
Le mot softphone provient de la contraction de software et téléphone. Il s’agit notamment d’un terme qui définit assez bien le concept, puisqu’il est question d’une application qui permet d’effectuer des appels à partir d’un ordinateur. En principe, un softphone est un logiciel de téléphonie qui permet à une entreprise de recevoir et de passer des appels téléphoniques via Internet, plutôt que par une ligne téléphonique traditionnelle. Il s’agit ainsi d’une solution à considérer si vous souhaitez quitter le monde analogique et plonger dans le monde numérique pour une transition digitale réussie. Par ailleurs, il reste important de bien s’informer, surtout en ce qui concerne les besoins de votre entreprise.
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Le fonctionnement d’un softphone
Pour fonctionner, cette technologie est utilisée en combinaison avec un système de téléphonie VoIP (Voice Over Internet Protocol), qui utilise Internet pour transférer la voix et les données de communication. Ainsi, lorsque vous passez ou recevez un appel, un serveur SIP (Session Initiation Protocol) démarre des sessions de voix sur IP, ce qui permet de convertir les signaux vocaux analogiques en signaux numériques par le biais d’Internet.
À noter toutefois qu’il est question d’un logiciel. Par conséquent, vous aurez toujours besoin d’un ordinateur connecté à un équipement audio et d’une connexion Internet pour communiquer. Toutefois, force est de constater que ce dispositif procure des avantages concurrentiels non négligeables dans plusieurs secteurs d’activités.
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Les avantages du softphone pour une entreprise
Le softphone est un logiciel de téléphonie qui offre de nombreux avantages notables, que ce soit en matière de relation client, de gestion ou de finance.
La mobilité
Avec un softphone, les employés peuvent accéder à leur système de téléphonie à partir de n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet. Cela permet notamment de travailler à distance ou en déplacement et d’offrir une meilleure réactivité aux appels urgents.
L’accessibilité des coûts
Les appels via un softphone sont généralement moins chers que les appels via une ligne téléphonique traditionnelle. Les entreprises peuvent ainsi réduire considérablement leurs coûts de communication en optant pour cette technologie.
La flexibilité
Un softphone peut être utilisé sur différents appareils, tels que des ordinateurs portables, des smartphones et des tablettes. Les employés peuvent ainsi choisir le dispositif le plus adapté à leur travail.
L’intégration
Les softphones peuvent être intégrés à d’autres outils de communication, à l’instar de la messagerie instantanée ou de la vidéoconférence. Cela permet une communication plus efficace et une meilleure collaboration entre les employés.
